Signature électronique INPI : signer une formalité sur le Guichet unique

Quelle signature électronique l’INPI demande-t-il ?

La réponse dépend d’abord de l’opération. Pour une formalité de création, l’INPI indique que le déclarant coche une case qui vaut signature et déclaration sur l’honneur de l’exactitude des informations. Le parcours est donc différent de celui d’une modification, d’une cessation ou d’un dépôt de comptes annuels.

Pour ces dernières démarches, l’INPI demande une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié lorsque le déclarant n’utilise pas la voie intégrée de FranceConnect+. La formulation peut prêter à confusion : elle décrit une signature avancée dont le certificat présente un niveau qualifié. Il faut suivre le libellé affiché par le portail au moment du dépôt et la documentation INPI à jour, plutôt que choisir un produit sur la seule mention marketing « signature électronique ».

Option 1 : signer avec FranceConnect+

Le parcours le plus direct consiste à se connecter au Guichet unique par FranceConnect+, lorsque le déclarant y est éligible. L’INPI précise que ce dispositif gratuit fournit une authentification renforcée et se substitue à l’obligation de recourir séparément à la signature avancée. Le portail e-procédures présente cette voie comme une signature avancée intégrée.

Il ne faut pas confondre FranceConnect et FranceConnect+. Une connexion FranceConnect classique donne accès à des services avec un compte existant, mais le portail précise qu’elle n’intègre pas la signature requise pour certaines modifications, cessations, dépôts d’actes isolés ou dépôts de comptes. FranceConnect+ s’appuie sur une identité numérique offrant le niveau d’identification demandé. La liste des moyens proposés peut évoluer ; il faut la contrôler sur l’écran de connexion officiel.

Procédure pas à pas avec FranceConnect+

Préparez la formalité et les pièces avant la signature. Connectez-vous au portail e-procédures en choisissant explicitement FranceConnect+, sélectionnez le fournisseur d’identité proposé, puis réalisez l’authentification renforcée. Ouvrez ou reprenez le brouillon, contrôlez les informations, les pièces jointes et l’identité du signataire. Une erreur dans le dossier ne devient pas correcte parce que la signature a abouti.

À l’étape de signature, suivez le parcours intégré puis vérifiez le changement de statut dans le tableau de bord. Le paiement, lorsqu’il est dû, constitue une étape distincte. Conservez le récapitulatif, la référence de formalité et la preuve de paiement. Si la session FranceConnect+ a été ouverte après le début du dossier avec un autre mode de connexion, relisez les consignes du portail : selon l’état du brouillon, une reconnexion ou une reprise peut être nécessaire.

• Choisir FranceConnect+ sur le portail e-procédures
• S’authentifier avec un moyen d’identité proposé
• Relire la synthèse et vérifier les pièces
• Valider la signature dans le parcours intégré
• Contrôler le statut et conserver les justificatifs

Option 2 : utiliser un certificat qualifié

Si FranceConnect+ n’est pas utilisable, le déclarant peut suivre le parcours avec certificat. L’INPI prévoit alors le téléchargement de la synthèse PDF non modifiable, sa signature électronique au moyen d’un logiciel compatible, puis le téléversement du fichier signé sur le Guichet unique. Modifier le PDF après sa génération ou l’imprimer pour le scanner rompt le parcours attendu.

Le certificat qualifié est obtenu auprès d’un prestataire de services de confiance qualifié. L’ANSSI ne délivre pas elle-même ces certificats ; elle publie les informations permettant d’identifier les prestataires et services qualifiés. Vérifiez que l’offre couvre bien la délivrance d’un certificat qualifié de signature à une personne physique et qu’elle permet le format accepté par le portail. Prix, délai d’identité, support matériel ou signature à distance varient selon le fournisseur.

Qui doit signer la formalité ?

Le signataire est une personne physique : entrepreneur, représentant légal ou mandataire habilité selon le dossier. Même lorsqu’un certificat peut être rattaché à une organisation, l’action de signer reste portée par une personne identifiée. Un collaborateur qui prépare les pièces ne doit pas utiliser l’identité ou le moyen d’authentification d’un dirigeant à sa place.

Pour une formalité réalisée par un mandataire, réunissez le mandat et les justificatifs demandés avant le dépôt. Dans une organisation qui traite de nombreux dossiers, séparez préparation, validation et signature. Un tableau de suivi doit relier chaque formalité à son signataire, sa qualité, sa version de synthèse et son horodatage. Cette piste d’audit réduit les erreurs sans transformer le certificat personnel en outil partagé.

Blocages fréquents et limites du parcours

Un échec peut venir du mauvais mode de connexion, d’un certificat expiré, d’une chaîne de confiance non reconnue, d’un PDF modifié ou d’une différence entre l’identité du certificat et celle attendue. Commencez par télécharger à nouveau la synthèse depuis le dossier, vérifiez sa version, le certificat et le statut affiché. Évitez de multiplier les signatures sur plusieurs copies sans savoir laquelle a été téléversée.

La signature électronique INPI ne valide ni le contenu juridique de la décision ni la qualité des pièces. Elle identifie le signataire et manifeste son accord dans le parcours prévu. Les exigences peuvent varier selon la formalité et évoluer avec le service. Les fiches INPI et l’écran du Guichet unique restent les références opérationnelles. Pour une opération complexe, une délégation incertaine ou un rejet, l’assistance INPI et, si nécessaire, un professionnel compétent doivent être sollicités avant de redéposer.